Zentralregistratur und Organisation

Ihre Aufgaben

• Bearbeitung, Prüfung und Anweisung von (Bau-)Rechnungen
  
• Bewirtungsmanagement im Rahmen der Bewirtungsrichtlinien der BGHW durchführen
  
• Erstellen von Bürobeschilderungen und Nachhalten des Raumbelegungsplans
  
• Alle Tätigkeiten, die in der (elektronischen) Registratur anfallen, z. B:
            - Aktenablage und Verwaltung der elektronischen Akten/Schriftstücke nach Dokumentenmanagementsystemen
            - Akten zur Einsichtnahme/Bearbeitung herausgeben und die Rückgabe überwachen
            - Termine und Wiedervorlagen überwachen
  
• Unterstützung im Bereich der Beschaffung, vorwiegend mittels SAP "Modul Materialmanagement"
  
• Verwaltung und Ausgabe von Büromaterial
  
• Anfragen per Ticketsystem annehmen, verwalten und bearbeiten
• Vertretung des Empfangsbereichs/der Telefonzentrale des Standorts, insbesondere:
            - Annahme und Vermittlung von eingehenden Telefonaten
            - Begrüßung, Registrierung und Einweisung von Besuchern bzw. Dienstleistern
            - Parkplatzverwaltung managen
  

Wir bieten

• Sie werden ein wichtiger Teil des Teams in einer modernen, zukunftsorientierten sowie dynamischen Verwaltung
• Wir fördern die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie Inklusion mit vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten und legen Wert auf eine gesunde Work-Life-Balance (flexible Arbeitszeiten - großzügiger Gleitzeitrahmen -, individuelle Arbeits- und Teilzeitmodelle, mobiles Arbeiten, Beratung in allen Bereichen der Kinderbetreuung und Pflegebedürftigkeit)
• Einen individuell auf Sie abgestimmten Onboarding-Prozess
• Gesundheit und Sicherheit haben bei uns Priorität - das geht von Sport- und Bewegungsangeboten bis hin zu vielfältigen Schulungsmöglichkeiten rund um Gesundheit und Sicherheit
• Wir investieren in die fachliche und persönliche Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden
  
• Transparente Bezahlung nach Entgeltgruppe 5 BG-AT (=TVöD)
  

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (vorzugsweise Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (m/w/d)
• Gute Kenntnisse in den gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel und Outlook)
  
• Kenntnisse in SAP "Modul Materialmanagement" sind von Vorteil
• Erfahrungen in der Handhabung eines Dokumentenmanagementsystems (bspw. SIGUV-DMS) sind von Vorteil
  
• Erfahrungen in der Handhabung eines Ticketsystems (bspw. iNet) sind von Vorteil
  
• Selbständige und zuverlässige Arbeitsweise
  
• Sicheres Auftreten, ausgesprochene Dienstleistungsorientierung und Teamfähigkeit
  
• Einsatzbereitschaft, Flexibilität und schnelle Auffassungsgabe
  

Kontakt

Bitte bewerben Sie sich bis 04.04.2023 mit aussagekräftigen Unterlagen.
Ansprechperson: Herr M. Engelhardt, Tel.: 0621/183-5020

Die Arbeitsplätze der BGHW sind grundsätzlich auch für Teilzeitkräfte geeignet. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten entsprochen werden kann. 

Bei gegebener Qualifikation ist die Stelle auch für schwerbehinderte Menschen geeignet. Entsprechende Bewerbungen sind daher willkommen.